J'en ai un peu marre de Joomla, la plateforme de mon blog InfoTechArt. Je fais un essai sur Blogger, la plateforme de Google, juste pour voir, quelques jours ou quelques semaines, je ne sais pas...
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Voici comment gérer ses mails. Avant que je commence à me lancer dans l’aventure Potion de Vie, je recevais une dizaine de mails par jour, et ma boite de réception avait un peu plus de 5000 E-mails qui s’étendaient sur des dizaines et des dizaines de pages. Je ne souhaitais pas les jeter. On ne sait jamais. Je fais partie des gens qui ne jettent rien ou presque. Peut-être que vous aussi ? Cependant, avec l’envol progressif du blog et du boulot, j’ai commencé à recevoir plus de mails. Là actuellement, c’est plutôt une cinquantaine par jour. D’importance diverse. C’est pas le Pérou, mais c’est quand même pas mal, surtout que je met un point d’honneur à répondre à chacun dans un laps de temps assez court. Ceci-dit, j’ai du trouver un système pour arriver à un résultat honorable. Et après plusieurs mois de mise en pratique, je peux enfin en tirer des conclusions et partager les fruits de cette expérience. Vous allez voir, c’est très intéressant ! Pourquoi réorganiser sa boite mail ? Réorganiser sa boite mail confère plusieurs avantages, dont certains inattendus. Tout d’abord, une boite mail organisée permet de retrouver des informations importantes beaucoup plus rapidement. Et ca, c’est un peu crucial lorsque l’on est envahit de factures/codes/formations/mails importants etc. Une boite mail organisée permet de ne pas perdre d’informations. Fini les oops j’ai complètement zappé ! » Une boite mail organisée permet une certaine liberté d’esprit. Lorsque vous voyez 0 messages dans votre boite de réception, vous savez que vous n’avez rien oublié. Même pas besoin de faire travailler sa mémoire ! Vous prenez l’habitude d’être plus organisée, ce qui va faire tâche d’huile et s’étendre à d’autres domaines de votre vie. Vous êtes beaucoup plus réactif/ve car vous rangez les mails d’une certaine façon qui vous garantit une certaine rapidité de réponse Comment la réorganiser pour gérer ses mails ? Sur ce coup là , je n’ai pas inventé l’eau chaude, puisque j’ai repris un système déjà existant et mondialement connu celui de GTD. Cependant j’ai épuré certaines indications qui me semblaient alourdir » la gestion. Je l’ai un peu simplifié pour le rendre utilisable le plus rapidement possible. Avant de passer aux étapes, je vous explique le fonctionnement que j’utilise. Mon but est d’avoir en permanence 0 messages dans la boite de réception. Enfin disons qu’à chaque fois que je quitte ma boite mail, il n’y a plus rien dans le fameux inbox ». J’ai crée des dossiers de classement, dans lesquels je range mes mails. Voici ces dossiers Dossier actions » Ici, j’ai repris le même système que GTD. Le dossier action est celui qui contient tous les mails nécessitant une action de votre part. L’ est là pour garantir que le nom de ce dossier soit placé tout en haut de votre liste de dossiers justement. Dossier références » Vous garderez ici tous les mails importants pour lesquels vous aurez besoin de revenir un jour, comme les factures, les produits reçus, les sondages etc. Sous-dossier identité » Identité est un sous-dossier de références ». C’est à dire qu’il s’agit toujours de documents de références, mais seulement les identifiants des forums, des newsletters, des services auxquels vous êtes abonnée etc. De cette façon, vous retrouvez en 30 secondes chrono des identifiants et mots de passe qui datent de plusieurs années sans avoir à les redemander ! Lorsque vous devrez changer de disque dur, vous serez bien contente de tout récupérer rapidement. Dans la mesure du possible, les codes réellement importants banque par exemple essayez plutôt de les mémoriser 😉 Dossier correspondances » Classez ici vos échanges de mails qui ne nécessitent pas de réponse ou d’actions de votre part. Autant dire que ce dossier sera volumineux et contiendra le gros des mails. Sous-dossier business » Rangez ici les mails peut-être un peu plus importants ayant un rapport avec vos affaires et votre argent. Par exemple, l’imprimeur d’un livre, les devis de graphiste, les offres d’emploi etc. Il s’agit d’un sous-dossier de correspondances » car il s’agit toujours de correspondances mais dont vous avez besoin de remettre la main rapidement dessus. Dossier Newsletters » Rangez dans ce dossier toutes les newsletters que vous recevez. Vous allez voir comment après. Dossier Web » Si vous recevez des formations ou des produits en ligne, vous pouvez les centraliser dans ce dossier pour les retrouver rapidement et vous constituer une petite bibliothèque. Mise en pratique rapide pour gérer ses mails Maintenant que vous avez compris le fonctionnement, il est temps de passer à l’action. Commencez par créer les sous-dossiers en question Action Correspondances —-Business Références —-identités Web —newsletters —formations Si vous avez des correspondants avec lesquels vous avez beaucoup d’échanges, vous pouvez créer des sous-dossiers pour chacun d’eux. Il est maintenant temps de configurer deux renvois automatiques simples Vous allez configurer le dossier newsletter » en demandant à votre boite mail d’envoyer chaque mail de l’expéditeur que vous aurez sélectionné dans ce dossier. Exemple, vous pouvez demander à ce que chaque mail ayant comme expéditeur potion de vie » soit distribué instantanément dans ce dossier et non dans la boite de réception. Rassurez-vous, le dossier se mettra en gras avec un nombre à côté vous indiquant s’il y a des nouveautés qui sont arrivées. Les newsletters ne sont pas des mails importants et par conséquent, ils peuvent être directement distribués dans ces boites. Vous les consulterez plus tard, lorsque vous aurez le temps. Vous pouvez également mettre en place le même système pour les correspondants, afin que leurs mails soient également distribués automatiquement. Votre boite mail est à présent correctement configurée, il vous reste à présent à mettre en application la méthode que vous allez voir. Gérer ses mails Les 3 choix Pour chaque mail, vous allez devoir prendre un des trois choix suivants Le ranger dans le dossier action s’il nécessite une action ou une réponse de votre part Le ranger dans le dossier référence » s’il ne nécessite pas d’action mais que vous souhaitez le garder parce qu’il est important le supprimer C’est tout ! Voici un exemple d’application. Je me réveille un matin, j’ai 10 mails qui sont arrivés dans la nuit. 4 notifications de réponses à un topic sur un blog 1 mail d’encouragement d’un lecteur 1 question d’un lecteur 1 newsletter 1 pub 1 devis pour l’impression de mon livre 1 vidéo partagée par un ami et qui pourrait m’intéresser durée 30 minutes La newsletter s’est mise directement dans le dossier newsletter. Je n’ai pas le temps, je regarderai plus tard. J’ouvre une à une les 4 notifications de réponses à un topic sur un blog. Je lis. Si rien ne m’interpelle, je supprime, sinon je transfère le mail dans le dossier action. Disons qu’aucune notification n’attire mon attention. Je supprime les 4 mails. Ensuite la pub. Je supprime. Le devis. Je le lis. S’il nécessite une action de ma part comme une confirmation de commande je transfère dans le dossier action. Sinon, je transfère dans le dossier business » car je peux avoir besoin d’y retourner plus tard. La vidéo partagée d’un ami qui dure 30 minutes. Je n’ai pas le temps ce matin je transfère dans correspondances » et je marque le mail en non lu. Si ca prend 2 minutes, je le fais maintenant ! Encore tiré de GTD, si une action requiert deux minutes ou moins comme par exemple la réponse au mail de remerciement ou un accusé réception quelquonque j’y répond immédiatement et une fois terminé, je classe le mail dans correspondances, références, ou je le supprime ! Pour la question du lecteur, si elle demande une réponse fouillée, je vais devoir le transférer dans le dossier action Le dossier actions Tous les mails dans ce dossier doivent être cochés en non lu » même si ce n’est pas le cas ! Il s’agit de pouvoir savoir en un coup d’oeil en arrivant dans sa boite mail combien d’actions sont en suspend ! C’est la deuxième chose que je fais en entrant dans ma boite après avoir pris une décision pour chacun des mails arrivés dans la boite de réception. Une fois que l’action est traitée par exemple la question du lecteur soit je le supprime, soit je le garde en correspondance ou référence. Videz votre boite Lorsque vous mettez un système pareil en place, vous prenez la route de la sérénité et de l’efficacité. Pour info, je l’ai même fait au boulot en virant des années de mails qui s’entassaient inutilement. Il va falloir que vous le fassiez rétroactivement, pour tous vos anciens mails action, correspondance, référence ou suppression ? Oui, c’est très long de gérer ses mails. Ca m’a pris deux jours sur ma boite perso, et j’étais super motivé, et beaucoup plus de temps sur ma boite pro. Mais ca paie de gérer ses emails !!! Vous n’êtes pas obligée de tout faire le même jour pour gérer ses mails. Vous pouvez faire deux pages par jour par exemple, ou un mois de mail par jour. Ca passe beaucoup mieux, et un beau jour vous aurez votre boite clean et bien organisée ! Je vous garantis que vous allez sentir une différence de qualité dans votre gestion quotidienne ! Et vous, avez-vous des trucs pour organiser votre boite mail ? [edit Juillet 2013 ] résultat un an après venez consulter mes retours sur la gestion efficace d’une boite mail.
Jai jeté les affaires de tout le monde au sol. Gaspard a jeté ses chaussures et son manteau au milieu du couloir. Il n’est pas allé chercher le courrier. J’ai posé mes fesses sur le canapé, jeté mes chaussures sous la table basse et posé mes pieds dessus. Il était dix-huit heure vingt. Bref. Je suis rentrée au boulot.
Stardu forum. je vais tous les jours au travail en moto, tant qu'il ne pleut pas, que je n'ai rien à transporter. Je n'ai que de la départementale sur mon trajet de 22km, c'est un peu cela aussi qui m'a redonner envie de m'y remettre (à la moto), et je m'en sert que pour aller au boulot, assez peu le WE (pas les moyens de cramer de l
Attention il faut rester dans le concret : «Rappelez-lui l’heure à laquelle il vous a contacté, le nombre de fois, la raison de ces messages, conseille
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arrete de lire tes mails au boulot